Cách in Excel vừa trang giấy A4 ít người biết

Video cách in trọn 1 trang trong excel

A4 là định dạng giấy được sử dụng nhiều nhất trên thế giới nhằm in ra nhiều loại tài liệu khác nhau. Tuy nhiên, bảng tính mà bạn làm việc sẽ có một số hạn chế khi chúng có chiều rộng cột lớn hoặc số cột nhiều. Vì vậy, câu hỏi làm sao để in Excel vừa trang giấy A4 sẽ được xử lý theo 4 cách sau đây.

Xem thêm:

Cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

4 cách dùng hàm PRODUCT trong Excel ít người biết

Mẹo căn chỉnh trang in Excel luôn vừa khít trang giấy

Cách in Excel vừa trang giấy A4

Trong bài viết, chúng ta sẽ sử dụng bảng tính mẫu chứa rất nhiều dữ liệu khác nhau như hình ảnh bên trên. Bạn sẽ thấy có rất nhiều cột xuất hiện bên trong bảng tính này. Mục đích là làm sao để đưa tất cả chúng vào một trang A4 mà không bị mất bất cứ cột nào.

Sử dụng tab Page Layout để in Excel vừa trang giấy A4

Để in trang tính Excel lớn có rất nhiều cột như trên, bạn cần làm theo hướng dẫn bên dưới:

Bước 1: Trước tiên, bạn cần vào tab Page Layout, sau đó nhấn vào dấu mũi tên nhỏ ở góc trong của mục Page Setup.

Bước 2: Sau khi nhấn vào mũi tên, một cửa sổ mới sẽ mở ra. Trong tab Page, bạn hãy chọn ô Fit to để Excel tự động căn chỉnh kích thước của bảng tính vừa với chiều rộng của giấy. Ở mục Paper Size, bạn hãy chọn khổ giấy là A4 (210 x 297 mm).

Bước 3: Nhấn OK, sau đó bạn hãy mở bản xem trước bản in của bảng tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Ở đó, bạn sẽ thấy mọi cột của bảng tính đã được điều chỉnh lại để nằm hoàn toàn trong khổ giấy A4.

Xác định kích thước để in Excel vừa trang giấy A4

Bạn có thể chỉ định trực tiếp kích thước của bảng tính trong mục Page Setup. Phương pháp này là dễ nhất và thuận tiện nhất. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Để xác định kích thước, hãy chuyển đến tab Page Layout, sau đó từ nhóm chọn mục Size bên trong tuỳ chọn Page Setup.

Bước 2: Sau khi nhấp vào mục Size, một menu mới sẽ xuất hiện và bạn hãy chọn khổ giấy A4 (210 x 297 mm) bên trong menu đó.

Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở bản xem trước khi in. Trong cửa sổ xem trước của trình in, bạn sẽ thấy khổ giấy được đặt là A4.

Xác định kích thước trang từ cửa sổ xem trước trong trình in

Microsoft cung cấp cho bạn khả năng tuỳ chỉnh kích thước trang giấy in trực tiếp thông qua cửa sổ xem trước của trình in. Để làm điều đó, bạn hãy xem qua các bước sau:

Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + P trên bàn phím để mở trình in cho bảng tính.

Bước 2: Trong trình in, bạn hãy nhấn vào tuỳ chọn chỉnh khổ giấy và lựa chọn A4 (210 x 297 mm). Như vậy, Excel sẽ tự động điều chỉnh kích thước của bảng tính để in vừa trong khổ giấy A4.

Tuỳ chỉnh tỷ lệ và trang in ở khổ A4

Bạn cần chia tỷ lệ dữ liệu để hiển thị dữ liệu một cách chính xác trong một trang A4. Nếu không chia tỷ lệ, hầu hết nội dung trong bảng tính có nguy cơ bị hiển thị kém trên khổ giấy A4. Các bước chia tỷ lệ bảng tính Excel như sau:

Bước 1: Đối với bảng tính có nhiều cột dữ liệu như trong bài này, bạn nên chọn hướng ngang để in lên khổ giấy A4. Để làm điều đó, bạn hãy truy cập Page Layout > Orientation > Landscape.

Bước 2: Sau khi bạn đã chọn hướng ngang cho trang giấy, bạn hãy đặt khổ giấy in là A4 giống như các cách ở trên. Tiếp theo, bạn cần kiểm tra lề và tỷ lệ của bảng tính khi xuất hiện trên khổ giấy A4. Để thực hiện, bạn hãy chọn Fit All Columns in One Page hoặc Fit All Rows for One Page để Excel căn chỉnh các cột hoặc hàng vào một trang giấy A4 khi bạn thực hiện lệnh in.

Tóm lại, bạn có nhiều cách in Excel vừa trang giấy A4. Cho dù bạn chọn cách nào, Excel cũng sẽ tự động điều chỉnh kích thước hàng và cột cho vừa với khổ giấy mà bạn yêu cầu. Nếu bạn cảm thấy bài viết hữu ích thì đừng quên chia sẻ cho mọi người nhé.