E-filing-Cách lưu tài liệu vào máy photocopy

Video cách lưu văn bản trong máy photocopy ricoh

Hiện tại ở Việt Nam, tính năng e-Filing của Toshiba-cách lưu tài liệu vào máy photocopy rất ít được khách hàng sử dụng. Nhưng nếu khách hàng đã được biết độ tiện dụng, hiệu quả của hướng dẫn về e-Filing là sẽ sử dụng hết công suất của chức năng này.

1. Tìm hiểu về tính năng e-Filing

E-Filing là một khu vực, hoặc 1 hộp box, một nơi lưu trữ dữ liệu của chúng ta trong máy Photocopy Toshiba đa chức năng. Bên trong mỗi hộp e-Filing này, chúng ta có thể tạo nhiều folder, thư mục để tổ chức tốt tài liệu của chúng ta.

Mỗi máy photocopy Toshiba đều có ít nhất 1 public e-Filing, tất cả những tài liệu mà được lưu tại đây, mọi người ai cũng có thể truy cập và lấy. Công suất tối đa trong e-Filing sẽ khác nhau, tùy theo mô hình của bạn hay môi trường hoạt động.Xóa các tài liệu được lưu trữ trong e- Filing khi chúng không cần thiết.

Ngoài ra, người dùng có thể tự tạo cho mình 1 hộp e-Filing riêng, đặt mật khẩu để không ai được phép truy cập, kể cả quyền admin.bảo mật tài liệu, Khi bạn cất giữ 1 tài liệu quan trọng hoặc của cá nhân, không ai có thể lấy được, kể cả admin, kể cả việc tháo ố cứng từ máy photocopy ra gắn vào máy photocopy hoặc máy tính khác, trừ trường hợp chính bạn tự đánh mất mật khẩu.

2. E-filing có tác dụng gì trong máy photocopy Toshiba đa chức năng?

Chúng ta có thể Scan 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing: Máy photocopy Toshiba có chức năng “Simple Scan” ( Scan đơn giản) giúp các bạn có thể quét (scan) hình ảnh bằng cách sử dụng các bước của chức năng Scan và bạn có thể chỉ định được định dạng của tập tin và chỉ định vị trí cần lưu. Chức năng Scan được hỗ trợ 5 điểm lưu trữ sau đây: “Scan to e-Filing”, “Scan to File”, “Scan to Email”, “Scan to USB” and “Web Service Scan”. Bạn có thể lưu hình ảnh dữ liệu scan dưới dạng tệp PDF, XPS, TIFF hoặc JPEG.

Sử dụng Scan to e-Filing các bạn có thể quét các văn bản e- Filing lưu trữ trong thiết bị. Việc lưu trữ các tài liệu e- Filing có thể được quản lý bằng cách tạo ra hộp thư mục mới. Với “Web Service Scan” thì “Scan to e-Filing” tiện ích hơn, bạn có thể in tài liệu e- Filing hoặc kết hợp chúng để tạo ra tài liệu mới.

Ngoài ra chúng ta còn có thể Copy 1 tài liệu và lưu trữ nó vào e-Filing của chúng ta. Hoặc Print 1 tài liệu từ máy tính của chúng ta và e-Filing.

3. Tại sao chúng ta nên biết và sử dụng tất cả tính năng của e-Filing?

Tính bảo mật tuyệt đối cao của e-Filing

Trước hết là tính bảo mật tuyệt đối cao của e-Filing đặc biệt là kết hợp với ổ lưu Toshiba có công nghệ bảo mật đồc quyền. Hãng Toshiba đã làm rất tốt vấn đề bảo mật tài liệu cho chúng ta. Khi bạn cất giữ 1 tài liệu quan trọng hoặc của cá nhân, không ai có thể lấy được, kể cả admin, kể cả việc tháo ố cứng từ máy photocopy ra gắn vào máy photocopy hoặc máy tính khác, trừ trường hợp chính bạn tự đánh mất mật khẩu.

Cách lưu file trên máy photo theo folder một các khoa học

E-Filing mang tính tiện dụng và thực sự tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng. Tổng số không gian có sẵn trong e- Filing chuyên lưu các tài liệu sử dụng chung của doanh nghiệp ngay cả khi không có files server.

Nếu công ty bạn cần in ấn nhiều biểu mẫu trong tháng- e-Filing là vấn đề in hiệu quả. Các biểu mẫu, form có sẵn như phiếu xuất – nhập kho, phiếu giao hàng …được lưu trữ ở public chung của e-filing. Các biểu mẫu này được tạo ra do chức năng Print từ máy tính của bạn vào e-Filing. hay Scan/Copy từ 1 tài liệu gốc và lưu vào e-Filing.

Xem thêm: Hướng dẫn Sacan to Email trên máy photocopy Toshiba

4. Cài đặt và kết nối chức năng e-filing

E-filing-thiết lập lưu trữ quản lý tài liệu trên máy photocopy

5. Lưu trữ, in ấn và quản lý tài liệu bằng e-filing trên máy Toshiba như thế nào?

Các bước sao chép và lưu trữ vào e-Filing
Các bước sao chép và lưu trữ file vào e-Filing

Scan to e-Filing trên máy photocopy toshiba

  • Color Mode: Chọn black nếu văn bản trắng đen, full color nếu là văn bản màu
  • Resolution: chọn độ phân giải, thường thì chọn 200dpi đối với văn bản trắng đen, văn bản màu có thể chọn cao nhất lên tới 600dpi.
  • Loại văn bản gốc : text/photo: tuỳ chọn
  • Single: văn bản đơn basic hay dạng book, tablet: mỗi loại có hình minh hoạ khá dễ hiểu.
  • Kích thước: mọi người đặt văn bản cần scan theo chiều nào thì chọn hình tương ứng như minh hoạ của máy nhé.

In tài liệu lưu trữ (Print Stored Documents) như thế nào?

6. Kết luận