Microsoft 365 so với Office 2021: Đâu là sự khác biệt?

Microsoft 365 là một gói đăng ký cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng Office khác trên tối đa năm thiết bị. Trong khi Office 2021 là một giấy phép duy nhất của Office cho một máy tính chạy Windows hoặc máy Mac.

Microsoft 365 cũng cung cấp các tính năng bổ sung, chẳng hạn như 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive và quyền truy cập vào Microsoft Editor. Bạn cũng có thể nhận gói Microsoft 365 Family cho tối đa sáu người.

Có hai cách để mua Microsoft Office: Bạn có thể đăng ký sử dụng trả phí phần mềm Microsoft 365 hoặc mua Office 2021 trọn gói một lần cho Windows hoặc Mac. (Microsoft 365 trước đây được gọi là “Office 365”). Đây chính là sự khác biệt.

Microsoft 365 so với Office 2021

Đây là điểm khác biệt chính: Office 2021 là sản phẩm Microsoft Office truyền thống, được bán với phí trả trước một lần. Bạn trả tiền một lần để mua phiên bản Office 2021 sau đó có thể cài đặt trên một máy tính Windows hoặc máy Mac và sử dụng bao lâu tùy thích. Không có ngày hết hạn.

Mặt khác, Microsoft 365 là cách Microsoft muốn hầu hết mọi người mua Office. Thay vì trả trước một mức giá quá đắt, bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm và có quyền truy cập vào phiên bản Office mới nhất miễn là đã trả phí.

Nếu đăng ký sử dụng Microsoft 365 bạn cũng sẽ được cung cấp các tính năng bổ sung hấp dẫn như: 1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive cũng như quyền truy cập vào các ứng dụng Office như Word, Excel và PowerPoint cho iPhone, Android và iPad.

Bạn có thể chọn đăng ký Microsoft 365 phù hợp với một người hoặc đăng ký có thể dùng chung với một gia đình có tối đa sáu người. Mỗi người có quyền truy cập vào các ứng dụng Office có thể cài đặt chúng trên tối đa năm thiết bị. Vì vậy, trong khi gói mua Office 2021 giúp bạn có quyền truy cập vào Office trên một thiết bị, thì gói đăng ký Microsoft 365 Family sẽ giúp bạn có quyền truy cập vào Office trên tối đa 30 thiết bị.

Office 2021: Một sản phẩm phần mềm truyền thống

Microsoft Office 2021 là phiên bản sản phẩm phần mềm “truyền thống” của Office. Bạn có thể coi đây là một “bản sao đóng hộp” của Office, mặc dù có thể mua trực tuyến dưới dạng kỹ thuật số.

Microsoft bán Office Home & Student 2021 cho người dùng gia đình và cũng có phiên bản Office Home & Business 2021 đắt tiền hơn cho người dùng doanh nghiệp. Phiên bản Home & Student 2021 có giá 2,19 triệu đồng, trong khi phiên bản Home & Business 2021 có giá 7,99 triệu đồng.

Sau khi thanh toán phí trả trước, bạn sẽ nhận được khóa bản quyền của bộ Office 2021. Bạn thậm chí không cần sử dụng được đĩa vật lý với bộ cài Office 2021 đi kèm khóa bản quyền. Thay vào đó chỉ cần mua một thẻ vật lý có mã tải xuống trên đó hoặc mua Key-online được gửi qua email cho bạn.

Office Home & Student 2021 bao gồm quyền truy cập vào các phiên bản 2021 của Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Ứng dụng hỗ trợ Windows 11, Windows 10 và macOS. Phiên bản Home & Student không bao gồm Microsoft Outlook, nếu cần sử dụng cả tiện ích này bạn sẽ cần sử dụng phiên bản dành cho doanh nghiệp đắt tiền hơn. Microsoft cũng cho biết phiên bản Home & Student không dành cho mục đích thương mại.

Bạn có thể tải xuống và sử dụng Office 2021 bao lâu tùy thích. Bạn cũng không bao giờ phải trả tiền cho bất cứ điều gì khác. Tuy nhiên, khi Microsoft phát hành phiên bản Office mới bạn sẽ phải trả tiền để mua phiên bản Office mới hoặc bị mắc kẹt với Office 2021 cho đến khi trả tiền một lần nữa.

Tuy nhiên nó cũng sẽ không nhận được các bản cập nhật mãi mãi. Microsoft cho biết sẽ ngừng cung cấp các bản cập nhật bảo mật cho Office 2021 vào ngày 13 tháng 10 năm 2026. Chưa kể chỉ có thể cài đặt Office 2021 trên một máy tính chạy Windows hoặc máy Mac tại một thời điểm. Bạn có thể hủy kích hoạt nó và di chuyển nó sang một máy tính khác, nhưng sẽ cần mua một khóa bản quyền khác nếu muốn cài đặt trên hai máy tính cùng một lúc.

Microsoft 365 Personal: Đăng ký cho một người

Microsoft 365, trước đây gọi là Office 365 là phương thức bán và phân phối Office hiện đại của Microsoft. Microsoft 365 cá nhân là gói đăng ký được thiết kế cho một người cần Microsoft Office trên tối đa năm thiết bị khác nhau.

Microsoft 365 cung cấp cho bạn quyền truy nhập để tải xuống phiên bản Office mới nhất vào bất kỳ thời điểm nào. Phiên bản Microsoft Office có sẵn thông qua Microsoft 365 mới hơn phiên bản bạn nhận được thông qua Office 2021. Microsoft thường bổ sung các tính năng mới cho người đăng ký 365 nhưng không dành cho người mua bản sao đóng gói. Ví dụ bạn có thể mong đợi các tính năng AI Copilot của Microsoft Office với Microsoft 365 nhưng tính năng này sẽ không có sẵn cho Office 2021.

Bạn có thể đăng ký thông qua tài khoản Microsoft của mình bằng thẻ tín dụng hoặc mua ở nơi khác, chẳng hạn như trên các trang thương mại điện tử hoặc từ các nhà bán hành chính thức. Microsoft sẽ tính phí 69,99 USD (khoảng 1,7 triệu đồng) mỗi năm nếu bạn thanh toán hàng năm hoặc 6,99 USD (khoảng 165 nghìn) mỗi tháng nếu thanh toán hàng tháng. Nếu muốn bạn cũng có thể nhận bản dùng thử miễn phí một tháng của Microsoft 365 để dùng thử trước.

Gói Microsoft 365 bao gồm Word, Excel và PowerPoint, cũng như Office 2021 Home & Student. Tuy nhiên sẽ bao gồm 1TB dung lượng lưu trữ đám mây trong OneDrive, ứng dụng email Microsoft Outlook và Microsoft Editor (để tìm lỗi ngữ pháp trong văn bản) và các tính năng cao cấp trong trình chỉnh sửa video Clipchamp của Microsoft.

Bạn cũng có quyền truy cập vào các ứng dụng này trên tối đa năm thiết bị, có thể là sự kết hợp giữa máy tính chạy Windows 10, máy tính chạy Windows 11, máy Mac, điện thoại Android, iPhone hoặc iPad. Bạn cũng sẽ nhận được các ứng dụng Microsoft Publisher và Microsoft Access dành cho máy tính chạy Windows. Hãy xem trang web so sánh của Microsoft để biết danh sách đầy đủ, cập nhật các tính năng mà Microsoft 365 có mà Office 2021 không có.

Bạn chỉ có thể tải xuống và sử dụng Word, Excel và các ứng dụng Office khác thông qua Microsoft 365 nếu tài khoản đăng ký của bạn vẫn còn hiệu lực. Nếu ngừng thanh toán gói đăng ký, bạn sẽ mất quyền truy cập vào các ứng dụng Office của mình cho đến khi bắt đầu thanh toán lại.

Bạn không cần phải kết nối với Internet để sử dụng các ứng dụng này. Tuy nhiên nên kết nối Internet thường xuyên vì sau 31 ngày kể từ khi ngoại tuyến, các ứng dụng Office được cài đặt thông qua Microsoft 365 sẽ chuyển sang chế độ “reduced functionality”. Khi đã chuyển sang chế độ này, bạn có thể xem và in tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa chúng hoặc tạo tài liệu mới cho đến khi kết nối lại với Internet và kích hoạt lại.

Microsoft 365 Home: Đăng ký cho tối đa sáu người

Microsoft 365 Home, trước đây gọi là Office 365 Home, là đăng ký Microsoft Office dành cho gia đình có tối đa sáu người. Đăng ký này bao gồm mọi thứ mà Microsoft 365 cung cấp cho một người, nhưng bạn có thể chia sẻ với tổng cộng tối đa sáu người có tài khoản Microsoft của riêng họ. Gói này có giá 99,99 USD (khoảng 2,4 triệu đồng) mỗi năm hoặc 9,99 USD (khoảng 235 nghìn) mỗi tháng nếu bạn trả tiền hàng tháng. Microsoft cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí một tháng của Microsoft 365 Family để bạn có thể dùng thử.

Với mức giá này, Microsoft 365 Home là một thỏa thuận tốt hơn so với Microsoft 365 Personal, ngay cả khi bạn chỉ có hai người có thể chia sẻ đăng ký.

Mọi người trong gói đăng ký đều có quyền truy cập đầy đủ vào mọi thứ: Năm ứng dụng Office của riêng họ (tổng cộng 30 ứng dụng trên sáu tài khoản Microsoft), 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive của riêng họ (cho tổng số 6TB dung lượng lưu trữ)… Ngoài ra bạn cũng nhận được các tính năng bổ sung được thiết kế cho gia đình, như Microsoft Family Safety, một bộ tính năng kiểu kiểm soát của phụ huynh mà Microsoft quảng cáo cung cấp “lọc nội dung kỹ thuật số, giới hạn thời gian sử dụng thiết bị và chia sẻ vị trí”.

Microsoft 365 so với Office 2021: Nên mua cái nào?

Về lâu dài, Microsoft rõ ràng muốn loại bỏ dần các phiên bản Office mua một lần và chuyển hoàn toàn sang đăng ký. Microsoft đã điều chỉnh các con số để giúp cho việc đăng ký Office 365 trở thành một thỏa thuận tốt hơn cho hầu hết mọi người.

Ví dụ để tải Office trên một máy tính chạy Windows hoặc máy Mac trong hai năm, bạn phải trả 150 USD (khoảng 3,6 triệu đồng) cho Office 2021 hoặc 140 USD (khoảng 3,6 triệu đồng) cho Microsoft 365 Home. Sau hai năm, bạn sẽ tiết kiệm được tiền nếu vẫn sử dụng Office 2021, nhưng nếu phải nâng cấp lên phiên bản Office mới sau một vài năm nữa, thì sẽ thiệt thòi hơn. Hãy nhớ rằng Office 2021 sẽ ngừng nhận các bản cập nhật bảo mật vào ngày 13 tháng 10 năm 2026, sau đó bạn sẽ muốn nâng cấp chỉ vì lý do bảo mật và việc nâng cấp sẽ khiến bạn mất phí.

Trong thời gian chờ đợi, bạn cũng sẽ nhận được 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive, Microsoft Editor, Outlook, Publisher, Access và khả năng cài đặt Office trên tối đa năm thiết bị cùng một lúc.

Nếu bạn chỉ cần một bản sao Office duy nhất trên một máy tính chạy Windows 10, Windows 11 hoặc máy Mac thì việc mua một phiên bản Office mới khi phiên bản này ra mắt có thể là một thỏa thuận ổn. Office 2021 ra mắt vào ngày 5 tháng 10 năm 2021, nghĩa là nó sẽ nhận được các bản cập nhật bảo mật trong 5 năm. Nếu mua vào thời điểm phát hành vào năm 2021, bạn sẽ phải trả tổng cộng 30 USD mỗi năm trước khi không còn các bản cập nhật bảo mật. Đây cũng là một lựa chọn không tồi.

Nhưng nếu bạn cần nhiều hơn một bản sao Office, thì Microsoft 365 là một thỏa thuận tốt hơn nhiều. Ngay cả khi đăng ký Microsoft 365 Personal ở mức 70 USD (khoảng 1,7 triệu đồng) một năm cũng giúp bạn có quyền truy nhập vào Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng Office khác trên tối đa năm thiết bị. Để thay thế điều đó, bạn cần chi tới 750 USD (khoảng 17,6 triệu đồng) cho năm bản Office 2021 Home & Student.

Office Online: Phiên bản Office miễn phí, dựa trên web

Mặc dù trong bài này tập trung vào các phiên bản Office dành cho máy tính để bàn dành cho Windows và máy Mac, nhưng Microsoft cũng cung cấp Office Online. Đây là phiên bản Office hoàn toàn miễn phí trên nền web. Nếu hài lòng khi sử dụng Microsoft Office thông qua trình duyệt web, bạn có thể sử dụng miễn phí các phiên bản Word, Excel và PowerPoint trên nền web. Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Microsoft 365.

Đây là những ứng dụng Office được đơn giản hóa và không có tất cả các tính năng mà bạn có trong các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, thậm chí không thể sử dụng chúng ngoại tuyến. Tất nhiên các tài liệu trực tuyến này cũng có khả năng tương thích với các định dạng tài liệu Office. Office Online có thể là một lựa chọn tốt nếu bạn không cần Office thường xuyên hoặc chỉ cần một vài tính năng cơ bản.

Microsoft cũng cung cấp miễn phí cả phiên bản dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động của công cụ ghi chú OneNote. Vì vậy bạn sẽ không cần phải trả tiền cho Office để có được OneNote.

Các lựa chọn thay thế miễn phí cho Microsoft Office

Tất nhiên, bạn không cần phải chi tiền cho một bộ ứng dụng văn phòng, thậm chí không cần phải chi tiền cho Microsoft Office vì có thể sử dụng Office Online miễn phí trong trình duyệt của mình. Các bộ ứng dụng văn phòng miễn phí phổ biến khác bao gồm:

  • Apple iWork (Pages, Numbers và Keynote): Các ứng dụng văn phòng của Apple miễn phí trên máy Mac, iPhone và iPad. Bạn cũng có thể truy cập tài liệu iWork của mình qua trang web iCloud trong trình duyệt web trên máy tính chạy Windows và các thiết bị khác.
  • Google Docs: Bộ ứng dụng văn phòng dựa trên web của Google miễn phí cho mọi người có tài khoản Google. Bạn có thể sử dụng trong trình duyệt trên máy tính chạy Windows, máy Mac hoặc Chromebook hoặc sử dụng các ứng dụng Google Docs trên Android, iPhone hoặc iPad. Mặc dù dựa trên web nhưng bạn có thể bật hỗ trợ ngoại tuyến cho Google Documents nếu cần.
  • LibreOffice: Một giải pháp thay thế nguồn mở và miễn phí cho Microsoft Office, bạn có thể tải xuống phiên bản LibreOffice dành cho máy tính để bàn Windows, máy Mac và hệ thống Linux. Đó là một ứng dụng văn phòng cục bộ, ngoại tuyến, truyền thống chạy trên máy tính của bạn.

Nếu là người sử dụng Microsoft Office thường xuyên thì bạn nên trả phí đăng ký Microsoft 365 để có quyền truy cập vào các tính năng mới nhất và có các ứng dụng cho tất cả máy tính Windows, máy Mac và các thiết bị khác mà bạn sử dụng. Nhưng bản sao được đóng gói của bộ ứng dụng Office vẫn có sẵn, tuy nhiên bạn cũng có nhiều bộ ứng dụng Office thay thế để thử nếu không muốn trả tiền chỉ để sử dụng một vài tính năng cơ bản của bộ công cụ Office.